Kiedy mija termin podpisania umowy o PPK?

Pracownicze Plany Kapitałowe stały się istotnym elementem polskiego systemu emerytalnego, a znajomość terminów podpisania umów w ramach PPK jest kluczowa dla pracodawców. W artykule wyjaśnimy, jakie są terminy podpisania umów o zarządzanie oraz prowadzenie PPK, co to jest autozapis i jak wygląda harmonogram wdrażania PPK w firmie.

Czym są Pracownicze Plany Kapitałowe?

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to program długoterminowego oszczędzania na cele emerytalne, który funkcjonuje w Polsce. Program ten został wprowadzony jako odpowiedź na wyzwania demograficzne i finansowe związane z systemem emerytalnym. W ramach PPK pracodawcy są zobowiązani do utworzenia planów kapitałowych dla swoich pracowników, którzy podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu [1].

PPK to system, w którym środki są gromadzone wspólnie przez pracownika, pracodawcę oraz państwo. Celem programu jest zapewnienie dodatkowego zabezpieczenia finansowego na emeryturze, uzupełniającego świadczenia z ZUS. Warto podkreślić, że udział w programie jest dobrowolny dla pracowników, którzy mogą w każdej chwili zrezygnować z oszczędzania w ramach PPK poprzez złożenie odpowiedniej deklaracji [1].

Rodzaje umów w PPK i terminy ich podpisania

Wdrożenie Pracowniczych Planów Kapitałowych w firmie wymaga zawarcia dwóch rodzajów umów. Są to:

1. Umowa o zarządzanie PPK – zawierana pomiędzy pracodawcą a wybraną instytucją finansową. To pierwszy krok w procesie wdrażania PPK w firmie [2].

2. Umowa o prowadzenie PPK – zawierana przez pracodawcę w imieniu i na rzecz zatrudnionych pracowników [2].

Terminy podpisania tych umów są ściśle określone przepisami i zależą od wielkości przedsiębiorstwa oraz daty jego powstania. Dla firm, które zostały objęte programem od początku jego wprowadzenia, terminy te już minęły. Natomiast dla nowo powstałych przedsiębiorstw terminy są uzależnione od czasu ich funkcjonowania [2].

Nowo utworzony podmiot zatrudniający ma obowiązek zawrzeć umowę o zarządzanie PPK nie później niż 90 dni od dnia, w którym zostały spełnione warunki stosowania ustawy o PPK, czyli od dnia, w którym zatrudnionych zostało co najmniej 10 osób [3].

Z kolei umowa o prowadzenie PPK powinna zostać zawarta nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po upływie 90 dni zatrudnienia osoby, która przystąpiła do PPK [3].

Konsekwencje niedotrzymania terminów podpisania umów PPK

Niedotrzymanie terminów podpisania umów związanych z PPK może skutkować poważnymi konsekwencjami dla pracodawców. Przede wszystkim, pracodawca, który nie dopełni obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w przewidzianym terminie, zostanie automatycznie wezwany przez Polski Fundusz Rozwoju (PFR) do jej zawarcia.

Jeśli pracodawca nadal będzie zwlekał, PFR w jego imieniu i na jego rzecz zawrze umowę o zarządzanie PPK z wyznaczoną instytucją finansową. Dodatkowo, niedopełnienie obowiązków związanych z PPK może skutkować karą grzywny, która może wynieść nawet do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego pracodawcy w roku poprzedzającym nałożenie kary [3].

Autozapis do PPK – co to jest i kiedy następuje?

Autozapis do PPK to mechanizm, który automatycznie włącza pracowników w wieku 18-55 lat do programu PPK. Jest to ważny element funkcjonowania Pracowniczych Planów Kapitałowych, mający na celu zwiększenie uczestnictwa w programie [4].

Pierwszy autozapis do PPK miał miejsce w 2023 roku. Kolejny planowany jest w przyszłości, zgodnie z harmonogramem ustalonym przez ustawodawcę. W trakcie autozapisu pracodawcy są zobowiązani do ponownego zapisania do PPK wszystkich pracowników, którzy wcześniej złożyli deklaracje o rezygnacji z dokonywania wpłat [4].

Co ważne, pracownicy, którzy nie chcą uczestniczyć w PPK po autozapisie, muszą ponownie złożyć deklarację o rezygnacji. Bez takiej deklaracji, pracodawca automatycznie rozpocznie odprowadzanie składek do PPK za tych pracowników [4].

Jak przygotować się do terminowego wdrożenia PPK?

Aby terminowo wdrożyć PPK w firmie, pracodawcy powinni odpowiednio zaplanować cały proces. Oto kluczowe kroki, które należy podjąć:

1. Wybór instytucji finansowej – to pierwszy i najważniejszy krok. Warto przeanalizować oferty różnych instytucji pod kątem opłat, historycznych wyników inwestycyjnych oraz jakości obsługi klienta.

2. Konsultacje z pracownikami – zgodnie z ustawą, wybór instytucji finansowej powinien być dokonany w porozumieniu z reprezentacją pracowników. Warto zorganizować spotkanie informacyjne lub ankietę, aby poznać preferencje zatrudnionych.

3. Przygotowanie systemu kadrowo-płacowego – systemy te muszą zostać dostosowane do obsługi PPK, co wymaga czasu i często współpracy z dostawcą oprogramowania.

4. Podpisanie umowy o zarządzanie PPK – należy tego dokonać przed upływem ustawowego terminu.

5. Identyfikacja osób zatrudnionych, które mają zostać zapisane do PPK – konieczne jest określenie, którzy pracownicy kwalifikują się do automatycznego zapisu do PPK.

6. Podpisanie umowy o prowadzenie PPK – to ostatni formalny krok procesu wdrożenia [5].

Jak postępować w przypadku zmian kadrowych a PPK?

Zmiany kadrowe w firmie mają wpływ na obowiązki związane z PPK. Oto najważniejsze scenariusze:

Nowi pracownicy: Osoby nowo zatrudnione w wieku 18-55 lat są automatycznie zapisywane do PPK po upływie 90 dni zatrudnienia, chyba że złożą deklarację o rezygnacji. Pracownicy w wieku 55-70 lat mogą przystąpić do PPK na swój wniosek [3].

Byli uczestnicy PPK: Jeśli nowo zatrudniona osoba była wcześniej uczestnikiem PPK u innego pracodawcy, może złożyć wniosek o dokonywanie wpłat do PPK od pierwszego dnia zatrudnienia, nie czekając na upływ 90-dniowego okresu [3].

Ponowne zatrudnienie: W przypadku ponownego zatrudnienia pracownika w tej samej firmie w okresie 12 miesięcy od ustania poprzedniego zatrudnienia, jest on automatycznie włączany do PPK, chyba że złoży deklarację o rezygnacji [3].

Podsumowanie

Terminy podpisania umów o PPK są ściśle określone przepisami i zależą od wielkości firmy oraz daty jej powstania. Dla nowo powstałych podmiotów, umowa o zarządzanie PPK powinna zostać zawarta w ciągu 90 dni od spełnienia warunków stosowania ustawy o PPK, a umowa o prowadzenie PPK – do 10. dnia miesiąca następującego po upływie 90 dni zatrudnienia osoby podlegającej automatycznemu zapisowi.

Niedotrzymanie tych terminów może skutkować poważnymi konsekwencjami, w tym karami finansowymi. Dlatego tak ważne jest, aby pracodawcy byli świadomi swoich obowiązków w zakresie PPK i terminowo realizowali wszystkie związane z tym programem zadania.

Autozapis do PPK jest mechanizmem, który automatycznie włącza do programu pracowników, którzy wcześniej z niego zrezygnowali. Pierwszy autozapis miał miejsce w 2023 roku, a kolejne będą organizowane w przyszłości zgodnie z harmonogramem ustalonym przez ustawodawcę.

Źródła:
[1] Pracownicze Plany Kapitałowe – podstawowe informacje
[2] Ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych
[3] PFR Portal PPK – Terminy zawierania umów o zarządzanie i prowadzenie PPK
[4] PFR Portal PPK – Autozapis do PPK
[5] PFR Portal PPK – Jak prawidłowo wdrożyć PPK w firmie