Jak prawidłowo zaksięgować ubezpieczenie majątkowe w firmie?

Jak prawidłowo zaksięgować ubezpieczenie majątkowe w firmie?

Koszty ubezpieczenia majątkowego w firmie muszą być ewidencjonowane w taki sposób, by zapewnić zgodność zarówno z przepisami rachunkowości, jak i przepisami podatkowymi. Prawidłowe księgowanie wymaga rozliczenia kosztów tych ubezpieczeń w czasie, ponieważ dotyczą one zazwyczaj przyszłych okresów sprawozdawczych[2]. Ujęcie wydatku następuje na podstawie otrzymanej polisy ubezpieczeniowej oraz z zastosowaniem zasad memoriałowej i współmierności kosztów i przychodów[4].

Definicja i klasyfikacja kosztów ubezpieczenia majątkowego

Koszty ubezpieczenia majątkowego firmy to wydatki ponoszone z tytułu zawarcia polisy chroniącej mienie. Eksperci rachunkowości wskazują, że powinny być one traktowane jako pozostałe koszty rodzajowe, chociaż w niektórych przypadkach mogą być także klasyfikowane jako usługi obce[1]. Priorytetem jest właściwe odzwierciedlenie tych pozycji w sprawozdaniach finansowych oraz prawidłowe określenie ich jako koszt uzyskania przychodu, warunkowane istnieniem związku przyczynowo-skutkowego z prowadzoną działalnością gospodarczą[3].

Uzasadnieniem dla rozliczania w czasie kosztów ubezpieczenia majątkowego jest to, że wydatki te zazwyczaj dotyczą kilku okresów sprawozdawczych, a składka opłacana jest z góry – praktycznie zawsze jednorazowo, choć w umowie mogą występować raty płatności[3].

Podstawy księgowe: Zasady i dokumentacja

Ujęcie kosztów ubezpieczenia w firmie odbywa się z zachowaniem zasady memoriałowej oraz zasady współmierności kosztów i przychodów[4]. Wszystkie koszty, które dotyczą przyszłych okresów, ujmuje się na koncie 640 Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów[2]. Podstawę księgowania stanowi polisa ubezpieczeniowa spełniająca wytyczne ustawy o rachunkowości – tj. zawierająca opis operacji, strony transakcji, numer, wartość i datę podpisania[5].

Kluczową kwestią jest rozliczenie kosztów w takich proporcjach, aby każda rata kosztowa została odniesiona do okresu, którego faktycznie dotyczy, zgodnie z terminem obowiązywania polisy ubezpieczeniowej[2].

Procedura księgowania ubezpieczenia majątkowego w firmie

Prawidłowe zaksięgowanie ubezpieczenia majątkowego przebiega etapami:

Rejestracja polisy jako dowodu księgowego stanowi pierwszy krok. Dowód ten, zgodnie z przepisami rachunkowości, zawiera wszystkie niezbędne elementy dokumentacyjne[5].

Na dzień zawarcia umowy polisy kwotę składki ubezpieczeniowej przypadającą na przyszłe okresy księguje się w następujący sposób:

• Winien: konto 640 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”
• Ma: konto 249 „Pozostałe rozrachunki”

W momencie płatności za polisę dokonuje się księgowania:

• Winien: konto 249 „Pozostałe rozrachunki”
• Ma: konto 130 „Rachunek bieżący” lub 100 „Kasa”

W każdej jednostce gospodarczej powinno nastąpić rozliczenie kosztów w czasie – czyli comiesięczne lub kwartalne, w zależności od procesu finansowego, przeniesienie odpowiedniej kwoty z czynnych rozliczeń międzyokresowych do kosztów podstawowej działalności operacyjnej[2].

Rozliczenie kosztów ubezpieczenia majątkowego w czasie

Rozliczenie kosztów ubezpieczenia w czasie polega na stopniowym odnoszeniu do kosztów kolejnych okresów sprawozdawczych tej części składki, która dotyczy tych okresów[4]. Jest to zgodne z wymaganiami rachunkowości i podatków. Koszty te zostają ujęte w odniesieniu do okresu, na który przypada ochrona ubezpieczeniowa.

Przy sporządzaniu rachunku zysków i strat, koszty ubezpieczenia powinny zostać uwzględnione w strukturze kosztów działalności operacyjnej w pozycji pozostałych kosztów rodzajowych.[1]

Uproszczenia w rozliczaniu kosztów ubezpieczenia majątkowego

Jeśli kwota składki ubezpieczeniowej nie jest istotna z punktu widzenia jednostki, możliwe jest przyjęcie uproszczenia polegającego na jednorazowym ujęciu składki bez właściwego rozliczania w czasie[2]. Decyzja o zastosowaniu uproszczenia nie może mieć negatywnego wpływu na jasność i rzetelność obrazu sytuacji finansowej i majątkowej firmy.

Spełnianie wymogów sprawozdawczości i podatkowych

Właściwe księgowanie ubezpieczenia majątkowego powinno być zgodne z wymaganiami sprawozdawczości finansowej i uznaniem kosztu uzyskania przychodu.[1] Koszty ubezpieczenia podlegają klasyfikacji z punktu widzenia zarówno sprawozdawczości, jak i wymogów podatkowych, o ile ich poniesienie pozostaje w związku z ochroną majątku firmy oraz prowadzeniem działalności gospodarczej[3].

Podsumowanie zasad księgowania ubezpieczenia majątkowego

Prawidłowe księgowanie ubezpieczenia majątkowego w firmie wymaga rozliczenia kosztów w czasie na podstawie polisy. Zastosowanie znajdują tu zasady memoriałowa i współmierności. Kluczowe znaczenie ma wyodrębnienie czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów oraz ich systematyczne odpisywanie w ustalonych ratach w okresach sprawozdawczych.[2]

Każdy przypadek ewidencji powinien być wsparty dowodem księgowym zgodnym z przepisami ustawy o rachunkowości[5].

Źródła:

1. https://rachunkowosc.com.pl/ksiegowanie-kosztow-ubezpieczenia-majatku
2. http://www.vademecumksiegowego.pl/artykul_narzedziowa,1323,0,22246,ujecie-w-ksiegach-kosztow-ubezpieczenia.html
3. https://www.inforlex.pl/dok/tresc,I78.2014.020.000002600,Ubezpieczenia-majatkowe-w-kosztach-przedsiebiorcow-rozliczanie-skladek-i-otrzymywanych-swiadczen.html
4. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-koszt-polisy-w-ksiegach-rachunkowych-jak-wykazac
5. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-koszt-polisy-w-ksiegach-rachunkowych-jak-zaksiegowac