Księgowanie ubezpieczenia samochodu w firmie – co warto wiedzieć?

Podstawowe zasady księgowania ubezpieczenia samochodu firmowego

Księgowanie ubezpieczenia samochodu w firmie wymaga znajomości kilku kluczowych zasad. Przede wszystkim, polisa ubezpieczeniowa może zostać uznana za dokument księgowy, co oznacza, że nie zawsze potrzebujemy faktury VAT do ujęcia wydatku w kosztach firmowych [1].

Dokumenty wymagane do prawidłowego księgowania ubezpieczenia

Podstawowym dokumentem uprawniającym do ujęcia wydatków na ubezpieczenie pojazdu w kosztach firmy jest polisa ubezpieczeniowa. Dokument ten powinien zawierać wszystkie niezbędne informacje, takie jak numer polisy, dane ubezpieczyciela, rodzaj oraz kwotę wydatku [1][2].

Metody rozliczania kosztów ubezpieczenia

W przypadku księgowania polisy ubezpieczeniowej mamy do wyboru dwie metody:

1. Metoda kasowa – całość wydatku księgujemy w dniu jego poniesienia
2. Metoda memoriałowa – wydatek rozkładamy proporcjonalnie na okres, którego dotyczy ubezpieczenie [2][3]

Wybór metody zależy od indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa i przyjętej polityki rachunkowej.

Ograniczenia w księgowaniu kosztów ubezpieczenia

Warto pamiętać o istotnym ograniczeniu – w przypadku pojazdów własnościowych, koszty ubezpieczenia podlegają limitowi 20% wartości samochodu [1]. Jest to szczególnie istotne przy droższych pojazdach, gdzie kwota ubezpieczenia może być znacząca. Dla przykładu, przy samochodzie o wartości 220 tys. zł, do kosztów można zaliczyć jedynie 68,182% wydatków na ubezpieczenie [5].

Terminy ujęcia ubezpieczenia w kosztach

Polisa ubezpieczeniowa powinna zostać ujęta w kosztach w dniu podpisania umowy, nawet jeśli okres ubezpieczenia obejmuje różne lata kalendarzowe [1][2]. Jest to szczególnie istotne przy planowaniu kosztów firmowych i rozliczaniu podatku dochodowego.

Różnice w księgowaniu poszczególnych rodzajów ubezpieczeń

Sposób księgowania może się różnić w zależności od rodzaju ubezpieczenia:
– OC – jako obowiązkowe ubezpieczenie komunikacyjne
– AC – z uwzględnieniem limitu 20% wartości pojazdu
– NNW i GAP – jako dodatkowe ubezpieczenia komunikacyjne [1][2][3]

Każdy rodzaj ubezpieczenia wymaga odpowiedniego podejścia księgowego i właściwej dokumentacji.

Źródła:
[1] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-jak-zaksiegowac-polise-ubezpieczeniowa-samochodu
[2] https://www.fakturaxl.pl/jak-zaksiegowac-ubezpieczenie-samochodu
[3] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-jak-rozliczyc-polise-ubezpieczeniowa-samochodu-w-leasingu
[4] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-ubezpieczenie-oc-i-ac-a-miedzyokresowe-rozliczenie-kosztow
[5] https://pomoc.ifirma.pl/pomoc-artykul/ksiegowanie-ubezpieczenia-pojazdu/